1. Veri sorumlusu, kapsam ve aydınlatmanın amacı
Bu metin; Vitrify platformuna üye olan veya olmak isteyen kişiler, destek talebi oluşturanlar, ödeme/abonelik sürecine katılanlar ve Vitrify altyapısındaki mağaza vitrinlerini ziyaret eden kişiler bakımından hazırlanmıştır. Kişisel verilerinizle ilgili her türlü soru için contact@vitrify.com.tr adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Bu aydınlatma metni, kişisel verilerinizin hangi kapsamda işlendiğini, hangi amaçlarla kullanıldığını, kimlere aktarılabileceğini, toplama yöntemlerini, hukuki sebepleri ve KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı açıklar. Aydınlatma metninin okunması veya Platforma kayıt olunması, tek başına açık rıza anlamına gelmez; açık rıza gereken faaliyetler için gerekli olduğu durumda ayrıca ve özgür iradeye dayalı tercih alınır.
2. İşlenen kişisel veri kategorileri
Vitrify, hizmeti sunmak için gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki kategorilerde kişisel veri işleyebilir:
- Hesap ve iletişim verileri: ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kullanıcı rolü ve hesap oluşturma/güncelleme bilgileri.
- Kimlik ve fatura verileri: fatura türü, ad/soyad veya ticari unvan, vergi dairesi ve vergi/kimlik numarası, fatura adresi, şehir/ilçe ve iletişim bilgileri.
- Abonelik ve işlem verileri: seçilen plan, faturalandırma dönemi, ödeme durumu, işlem ve abonelik referansları, ödeme geçmişi ile iptal/değişiklik talep kayıtları. Kart numarası ve kart güvenlik kodu Vitrify sistemlerinde saklanmaz.
- Hizmet ve içerik verileri: mağaza bilgileri, alan adı ayarları, ürün kataloğu, görseller, marka metinleri, kategori/varyant bilgileri ve entegrasyon kurulumu için sağlanan erişim bilgileri.
- Teknik ve güvenlik verileri: oturum ve cihaz bilgileri, IP/adres günlükleri, oturum güvenliği kayıtları, hata kayıtları, istek zamanı ve güvenlik olayı bilgileri.
- Destek ve iletişim verileri: destek talebiniz, talebe eklediğiniz bilgi/belgeler, yazışma içeriği ve çözüm kaydı.
- Vitrin analitiği verileri: ziyaretçinin açık tercihi sonrasında oluşturulan benzersiz ziyaretçi kimliği, mağaza/ürün görüntüleme veya WhatsApp yönlendirme tıklaması, cihaz türü, yönlendiren adres ve UTM kampanya parametreleri.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz, somut işleme faaliyetine göre aşağıdaki amaçlarla işlenir:
- Hesabın açılması, kimlik/iletişim bilgilerinin yönetilmesi, kullanıcı yetkilendirmesi ve Platform hizmetinin sunulması,
- Mağaza vitrininin oluşturulması, ürünlerin senkronize edilmesi, alan adı ve entegrasyon ayarlarının yürütülmesi,
- Abonelik, faturalandırma, ödeme doğrulama, paket değişikliği ve müşteri desteği süreçlerinin işletilmesi,
- Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz kullanımın önlenmesi, hata ayıklama ve hizmetin iyileştirilmesi,
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
- Açık tercihe bağlı vitrin analitiği ile mağaza performansının raporlanması.
Bu amaçlar bakımından veriler; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, Vitrify'ın hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat veya gerekli hâllerde açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Ticari elektronik ileti gönderimi ile zorunlu olmayan takip teknolojileri, gerekiyorsa ayrı onay ve tercih süreçlerine tabidir.
4. Toplama yöntemi ve saklama yaklaşımı
Veriler; kayıt, fatura, destek, mağaza yönetimi ve entegrasyon formları; Platform üzerindeki işlemler; teknik günlükler; yetkili ödeme kuruluşunun ödeme akışı; çerezler veya benzeri teknolojiler aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. Vitrin analitiği, ziyaretçinin bu amaç için sunduğu açık tercih sonrasında çalışır; tercih verilmediğinde FingerprintJS yüklenmez ve analitik olayı gönderilmez.
Hesap, sözleşme, fatura ve işlem verileri ilgili sözleşme, vergi/muhasebe mevzuatı ve zamanaşımı süreleri boyunca; destek ile güvenlik kayıtları gerektiği süre kadar; vitrin analitiğine ait benzersiz ziyaretçi kimliği içeren ham olay kayıtları ise en fazla 12 ay saklanır. Kişisel kişiyle ilişkilendirilemeyen günlük toplulaştırılmış analitik sayaçları, uzun dönem performans karşılaştırması için daha uzun süre saklanabilir. Saklama amacı sona erdiğinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Abonelik sona erdiğinde veya plan limiti aşıldığında mağaza içeriklerine ilişkin saklama ve silme akışı ayrıca Kullanım ve Hizmet Sözleşmesi'nde açıklanmıştır. Bu akış, kanuni saklama yükümlülüğü bulunan muhasebe, işlem ve uyuşmazlık kayıtlarını ortadan kaldırmaz.
5. Kişisel verilerin aktarıldığı alıcılar ve yurt dışı aktarımı
Verileriniz, hizmetin sunulması için gerekli ve ölçülü olduğu kapsamda; yetkili ödeme kuruluşları, e-posta ve bildirim sağlayıcıları, bulut altyapısı/depolama sağlayıcıları, pazaryeri ve alan adı entegrasyonları, profesyonel danışmanlar, hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile hukuken yetkili özel kişilerle paylaşılabilir. Aktarımlar, KVKK'daki işleme ve aktarım şartlarına uygun olarak gerçekleştirilir.
Hizmetin bir parçası için yurt dışında yerleşik bir sağlayıcı kullanılması gerektiğinde, aktarım; KVKK'nın 9. maddesindeki şartlar değerlendirilerek ve yeterlilik kararı, uygun güvence, istisnai aktarım hâli veya gerekli diğer hukuki mekanizmalar çerçevesinde yürütülür. Kullanılan aktarım mekanizması ve alıcı kategorileri, somut işleme faaliyetine göre kayıt altına alınır ve güncel tutulur.
6. Veri güvenliği ve veri sorumlusu/veri işleyen rolleri
Vitrify, işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak ve riskleri azaltmak için işleme faaliyetine uygun teknik ve idari tedbirler uygular. Erişim yetkileri, kimlik doğrulama, kayıt tutma, tedarikçi yönetimi ve olay müdahalesi gibi kontroller; hizmetin niteliğine ve güncel risk değerlendirmesine göre geliştirilir.
Vitrify altyapısındaki bir mağaza vitrini üzerinden müşterilerine ait kişisel verileri toplayan mağaza sahibi, kural olarak kendi satış ve pazarlama faaliyeti bakımından veri sorumlusudur. Vitrify, mağaza sahibinin talimatıyla hizmet sunarken veri işleyen rolünde hareket edebilir. Buna karşılık Vitrify'ın kendi hesap, güvenlik, abonelik, fatura ve Platform işletimine ilişkin işleme faaliyetlerinde Vitrify veri sorumlusudur. Somut işleme faaliyetindeki roller, Tarafların fiilî faaliyetleri ve ilgili mevzuata göre değerlendirilir.
7. İlgili kişinin hakları ve başvuru yöntemi
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Başvurunuzu kimliğinizi doğrulayacak bilgi ve belgelerle birlikte contact@vitrify.com.tradresine iletebilirsiniz. Başvuruda ad soyad, imza (yazılı başvurularda), T.C. kimlik numarası/uyruk/pasaport numarası gibi kimlik doğrulama bilgileri, tebligata esas adres, e-posta/telefon ve talep konusu açıkça belirtilmelidir. Başvurular, niteliğine göre KVKK'da öngörülen süre içinde sonuçlandırılır.